Przed nagraniem zajęć ustal cel, odbiorców i okres przechowywania materiału. Zasady organizacji powinny określać, kto może włączać nagrywanie, publikować odnośnik i usuwać zapis.
Poinformuj uczestników
Przekaż informację o nagrywaniu przed rozpoczęciem spotkania. Wyjaśnij, jakie elementy zajęć trafią do materiału i gdzie będzie on dostępny. Obowiązki związane z danymi uczestników zależą od sposobu korzystania z usługi i zasad organizacji.
Nie pokazuj podczas udostępniania ekranu prywatnej poczty, powiadomień ani danych innych osób. Przećwicz wybór okna zamiast całego pulpitu.
Sprawdź gotowe nagranie
Przetworzenie materiału może potrwać po zakończeniu spotkania. Gdy nagranie będzie gotowe, sprawdź dźwięk, slajdy, widoczność kamer i udostępnianego ekranu. Samo zakończenie konferencji nie oznacza, że zapis jest już gotowy do przekazania.
Sposób prezentacji czatu, notatek i tablicy zależy od wersji oraz formatu nagrania. Nie obiecuj uczestnikom konkretnego eksportu bez wykonania próby w swojej instancji.
Ogranicz dostęp i zaplanuj usuwanie
Udostępniaj materiał zgodnie z zasadami platformy używanej w organizacji. Sprawdź, czy posiadacz samego odnośnika może go otworzyć. Nie zakładaj, że długi adres zastępuje kontrolę dostępu.
Administrator powinien monitorować wolne miejsce i określić retencję nagrań. Więcej szczegółów zawierają dokumentacja nagrywania i opis prywatności.